Airtable est une révolution. Il n'y a pas d'équivalent parmi les outils numériques traditionnels. Cette singularité rend périlleux l'exercice auquel je me livre ici.
Défini à l’origine par ses créateurs comme un produit hybride situé entre le tableur et la base de données (le slogan originel d'Airtable étant : “Spreadsheet meet database”), Airtable est désormais une plateforme de création d’applications collaboratives ("One platform, endless solutions").
Personnellement, si je devais définir Airtable en une phrase, ce serait celle-ci :
Airtable est une base de données permettant à chacun de créer sa propre application façon legos avec une interface utilisateur visuelle simple à utiliser.
À première vue, Airtable ressemble à un Google sheet un peu plus coloré. Mais ce n'est que la face émergée de l'iceberg.
Je distingue 3 niveaux d'utilisation d'Airtable :
- Le niveau tableur (face émergée)
- La base de données relationnelle
- La plateforme de développement d'applications (no/low code)
Ces niveaux d’utilisation font d’Airtable un outil de choix pour les entrepreneurs. Et pour cause, vous pouvez progresser dans la hiérarchie, passer d’un niveau d'utilisation à l'autre en fonction de vos besoins et du développement de votre activité. Contrairement aux outils traditionnels, votre base Airtable évolue avec votre entreprise. Il ne sera plus nécessaire de changer d'outil en cours de route (sauf, peut-être, si vous devenez une multinationale).
Prenons un exemple. Max décide d’ouvrir un glacier. Il en parle autour de lui. Des membres de son entourage sont réceptifs :
- Il commence par créer une liste de prospects, donc de clients potentiels. C'est le niveau d'utilisation 1-tableur.
- Une fois sa première commande reçue, il peut créer une liste de commandes. Ensuite, il peut relier les éléments de ses listes entre eux, c'est-à-dire associer les commandes à leurs clients respectifs. C'est le niveau 2-base de données.
- Enfin, il peut créer une automatisation. Par exemple, une notification automatique pour chaque nouvelle commande. Il peut également créer un tableau de bord avec un graphique représentant l'évolution de ses revenus. C'est le niveau 3-plateforme.
La polyvalence d'Airtable en fait l'outil idéal pour créer des solutions métier, un back-office ou toute autre solution pour gérer les processus internes de votre organisation. Avant de poursuivre, voici un petit lexique pour vous éclairer :
- Une base (de données) est une collection de données organisées en tables.
- Une table est une collection d'enregistrements (records) du même type.
- Un record est un élément individuel (une ligne) d'une table.
- Un field est un champ (colonne) de ma table avec un type défini.
Nous pouvons maintenant passer en revue les 3 niveaux présentés plus haut en utilisant la terminologie d'Airtable.
1- Tableur
Voici un aperçu de la base de Max à l'étape 1 avec une table Clients. Chaque record représente un client.
À ce stade de son utilisation d'Airtable, Max se trouve au premier niveau : ce que j'appelle le niveau Tableur. Airtable est avant tout une base de données mais que vous pouvez utiliser comme un simple tableur cloud type Google sheets. Cela étant, Airtable se distingue par plusieurs aspects :
- Airtable dispose d'une application mobile. Si vous avez déjà essayé d'éditer un Excel sur votre mobile, vous allez apprécier la différence.
- Airtable a été conçu comme un outil collaboratif. Il permet aux collaborateurs d'échanger des commentaires au niveau d'un record.
- Airtable est un outil très ergonomique. Les product designers d'Airtable ont réussi le tour de force de transformer une activité considérée comme rébarbative (travailler sur un tableur) en un pur plaisir. Si vous connaissez quelqu'un qui prend du plaisir à travailler sur un fichier excel, ne me le présentez pas.
- Airtable permet de loger dans ses cellules du contenu riche (images, documents, etc).
- Airtable permet de n'afficher qu'une partie des données grâce aux views (vues).
C'est un point important.
Dans un tableur, tout le monde voit tout, tout le temps. Sur Airtable, on n'accède aux données qu'à travers le prisme des views. Chaque utilisateur peut créer sa propre vue et n'afficher que les données pertinentes pour lui.
- Enfin, Airtable permet de gérer des données structurées. Sur Airtable - ou toute autre base de données - chaque field doit avoir un type bien défini : Texte, Nombre, Url, etc.
C'est la différence fondamentale entre Airtable et un tableur. La structuration des données permet à Airtable de lire vos données et de les afficher avec un visuel approprié, grâce aux views. Exemple avec une vue Kanban :
Plus qu'une simple collection de données, votre base Airtable va constituer un système qui représente votre monde réel. C'est l'intérêt des bases de données relationnelles. Voyons cela.
2- Base de données relationnelle
Reprenons notre exemple. Supposons que notre ami Max ait enfin reçu ses 3 premières commandes. Il va pouvoir créer une nouvelle table Commandes. Il pourra également créer une table Produits.
L'intérêt de ce système, c'est que chaque commande peut être rattachée :
- au client qui a passé commande (de la table Clients)
- au produit commandé (de la table Produits).
Chaque record est indépendant des autres et en même temps, rattaché. Imaginons que Max décide de changer le nom de l'un de ses produits. Il n'aura qu'à modifier le champ Nom du produit. C'est tout. L'information va se propager dans le système. L'élément (le record) existe toujours dans la base, c'est juste l'un de ses attributs - dans ce cas son nom - qui a changé.
Sur Airtable :
- Chaque entité - objet concret ou abstrait du monde réel (Client, Voiture, Projet, etc.) - est représentée par une table.
- Chaque élément individuel de votre liste (table) est représenté par un record (ligne) dans votre table. Exemple : Mile Cluton est un client et donc un record dans ma table Clients.
- Chaque élément dispose d'attributs. Par exemple, les attributs d'un client sont : nom, prénom, email. Les attributs sont représentés par les fields.
MODÈLEAIRTABLEEntité →TablesÉlément →RecordAttribut →Field
Une base de données relationnelle est un type de base de données qui permet de créer des relations entre les tables et entre ses records. C'est ce qu'est Airtable fondamentalement mais pas seulement, puisque cette base de données relationnelle repose sur une plateforme.
3- Plateforme de développement d'applications
Une plateforme est un environnement dans lequel un utilisateur peut créer sa propre solution. Airtable est une plateforme à plusieurs égards :
- Airtable a construit un écosystème d'apps que l'on peut installer sur sa base pour ajouter des fonctionnalités. Ces apps ont été développées par Airtable et par ses utilisateurs et partenaires.
- Une des apps permet notamment d'écrire des scripts (en codant en javascript).
- Airtable a créé une fonctionnalité Automation permettant de créer des règles de workflow automatisées.
- Airtable dispose d'une API simple à utiliser avec une documentation très claire.
Enfin, comme beaucoup d'autres applications, Airtable dispose d'un connecteur Zapier pour permettre la connexion sans code à plus de 2.000 apps.
Maintenant qu'il a reçu quelques commandes, Max souhaite mettre en place un tableau de bord pour piloter son activité. Il souhaite créer un premier graphique pour voir le nombre de commandes par produit. Pour cela, il suffit d'installer une app Chart et de créer un graphique en quelques clics :
Max peut également utiliser les Automations pour créer une notification automatique et être averti lorsqu'un produit atteint un nombre spécifique de commandes, par exemple.
Si vous avez une organisation à taille humaine, Airtable est l'outil idéal pour centraliser vos données et construire un système d'information sur mesure rapidement.
Dans certains cas d'utilisation, l'interface utilisateur d'Airtable peut sembler limitée. Par exemple, il n'est pas évident d'interagir avec des utilisateurs externes à votre organisation. La seule possibilité étant de partager une portion de la base en lecture seule. Si vous avez besoin de donner à vos clients ou partenaires un accès partiel à votre base Airtable également en édition, sachez qu'il est possible de construire une interface utilisateur personnalisée connectée à Airtable à l'aide d'un outil comme Stacker*.
Stacker offre un niveau de personnalisation et d'habilitation très élevé. Cela pourrait permettre à Max de créer, par exemple, un portail pour ses clients.
Grâce à son API bien documentée et à son connecteur Zapier, il est simple de connecter Airtable à vos autres outils pour synchroniser vos données, tout en établissant Airtable comme la source unique de vérité de votre organisation.
Vous l'avez compris, Airtable n'est pas simplement un nouvel outil mais bien le leader d'une nouvelle catégorie d'outils bientôt incontournables qu'il faut rapidement apprendre à maîtriser. D'ailleurs, d'autres acteurs du monde du logiciel ont déjà commencé à créer leur Airtable-like. Parviendront-ils à créer un outil aussi puissant que l'original ?
À suivre...
Pour aller plus loin, je vous invite à visionner cette vidéo :
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