Nous avons tendance à confondre les bases de données et les tableurs. Pourtant, ils sont très différents. Pour déterminer ce qui répond le mieux à vos besoins,  vous devez comprendre en quoi (et pourquoi) ils diffèrent.

Les bases de données et les tableurs sont des outils fondamentalement différents.

Le tableur est un outil bien connu - et pour cause. Il est remarquable, accessible et universel. Il permet notamment de faire des calculs, d'équilibrer un budget et d'organiser des informations.

Mais aussi utile soit-il, le tableur n'est pas toujours l'outil le plus adapté. Par exemple, un tableur ne permet pas de dupliquer des données ou de changer de vue. Dans certains cas (des use cases plus complexes tels que les calendriers de contenu, la gestion d'inventaire etc.), la base de données offre bien plus de flexibilité et de puissance.

Aujourd'hui, avec les bons outils, toute personne capable d'utiliser un tableur peut utiliser une base de données. Comprendre les différences entre les deux vous permettra de faire le bon choix pour votre use case.

Qu'est-ce qu'une base de données ?

Cet article donne une définition claire des bases de données :

Une base de données est un ensemble d'informations organisées de manière logique de sorte qu'elles puissent être accessibles et utilisées ultérieurement par un programme informatique.

En d'autres termes : une base de données est un moyen de suivre et d'organiser les informations dans une structure très flexible. Cette structure vous permet de faire une infinité de choses avec vos données.

Une base de données peut avoir une structure tabulaire similaire à un tableur. Mais elle peut aussi contenir des données relationnelles : des données pouvant être reliées entre elles par plus d'une table. (Notez qu'il existe également des bases de données non relationnelles).

Cette relation permet de connecter les tables de manière logique et donc d'utiliser les données de façon plus flexible et plus productive. Ainsi, les bases de données offrent des fonctionnalités robustes et une plus grande adaptabilité. Elles permettent de réaliser des projets plus sophistiqués et, ironiquement, de simplifier le travail.

Les avantages et les inconvénients des bases de données

Que vous le sachiez ou non, vous êtes probablement déjà familiarisé avec une ou deux bases de données. La plupart des business applications fonctionnent avec des bases de données.

Votre gestion de la relation client (CRM), par exemple, est une base de données. Lyft s'appuie sur une base de données pour répartir les véhicules avec une géolocalisation en temps réel. Les sites web que vous consultez chaque jour - comme Amazon, Wikipedia et Netflix - sont alimentés par des bases de données. Et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

Traditionnellement, les bases de données étaient conçues par des ingénieurs utilisant des technologies comme Oracle ou MySQL. Les anciennes bases de données fonctionnaient généralement via des serveurs locaux, accessibles uniquement via les réseaux d'entreprises. Mais aujourd'hui, les bases de données basées sur le cloud - comme Airtable, par exemple - rendent cette technologie accessible à tous.

Grâce à des outils tels que les API, les bases de données restent des outils viables et robustes pour les développeurs. Elles peuvent servir de bases pour créer des sites web, ou même alimenter un produit minimum viable (MVP). Les bases de données sont également accessibles aux utilisateurs lambdas.

En quoi les tableurs diffèrent-ils des bases de données ?

La plupart des gens ont déjà utilisé un tableur. Mais ils ne savent pas vraiment pour quoi les tableurs ont été conçus.

Un tableur est un registre digital qui stocke les données dans des cellules sous forme de lignes et de colonnes - ce qu'on appelle le format tabulaire. Si les "données" en question sont numériques, les tableurs vous permettent d'appliquer des formules aux cellules pour réaliser des opérations comme l'addition ou la multiplication.

Le tableur est un document bi-dimensionnel conçu pour le stockage et le calcul de données. C'est un outil puissant notamment pour faire des opérations, créer des listes et gérer un budget.

Les tableurs ont été incontournables durant des décennies. Mais aujourd'hui, ils sont utilisés pour toutes sortes d'activités - non axées sur les chiffres - autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus. Qu'il s'agisse de calendrier de contenu, de suivi de projet, de gestion d'inventaire, de recherche utilisateur, etc., les utilisateurs de tableurs ont trouvé des moyens de contourner leurs limites. Mais aussi ingénieux soient-ils, ces contournements ont un coût.

Les avantages et les inconvénients des tableurs

Les tableurs sont faciles à créer et à comprendre. Ce sont essentiellement des outils de suivi des données qui permettent de traiter une certaine variété de contenu. Vous pouvez insérer des liens, par exemple, ou formater la police dans les cellules. Les tableurs affichent tout en même temps, de sorte que lorsque vous ouvrez un tableur, vous pouvez voir toutes les données d'un coup - ou en faisant défiler.

Mais cette qualité même qui les rend utiles - la possibilité d'afficher toutes les données en une seule fois - peut être un inconvénient lorsqu'il s'agit de traiter de gros volumes de données.

Par exemple, prenez un project tracker pour une campagne marketing. Il peut être troublant de voir affichées toutes les données, y compris celles qui ne vous intéressent pas, chaque fois que vous ouvrez le tracker pour l'actualiser. Un project manager, en revanche, peut vouloir voir toutes les données en même temps - mais avec un tableur, il n'y a qu'une seule vue partagée.

Les tableurs vous permettent généralement de "cacher" des colonnes, mais il faut le faire manuellement - et c'est une solution temporaire. Au fur et à mesure que vous ajoutez des informations, vous risquez la surcharge.

À un moment ou un autre, les tableurs ne sont plus scalable. Les fonctionnalités des tableurs ne sont pas suffisamment puissantes pour permettre d'organiser et de rendre accessibles des informations complexes.

En outre, le format simplifié des tableurs limite la manière dont vous pouvez représenter et relier vos données. Les tableurs ne sont pas propices au contenu riche (comme les pièces jointes), à la validation des données ou aux relations entre les points de données. Et si vous appliquez des formules complexes ou interconnectées, un seul faux pas peut anéantir votre tableur.

Au fond, les tableurs vous limitent à une représentation bi-dimensionnelle et parfois précaire des données.

Les différences cruciales entre les bases de données et les tableurs

Si vous avez simplement besoin de suivre des chiffres ou de tenir une liste que vous partagez occasionnellement avec d'autres personnes, vous pouvez opter pour un tableur.

Si vous devez traiter des données plus complexes ou utiliser une source de données à des fins multiples, une base de données est plus adaptée.

La principale différence technique entre un tableur et une base de données réside dans la manière dont ils stockent les données. Dans un tableur, les données sont stockées dans une cellule et peuvent être formatées, modifiées et manipulées dans cette cellule.

Dans une base de données, les cellules contiennent des records qui proviennent de tables externes. Cette différenciation signifie que les tableurs sont des documents statiques, alors que les bases de données peuvent être relationnelles. Cela implique que si vous téléchargez, modifiez ou supprimez une donnée à un endroit, ce changement sera effectué partout où se trouve cette donnée.

Par exemple, si l'adresse email d'un client change dans votre CRM, au lieu d'en informer chaque service de votre organisation, vous effectuez simplement une modification à un seul endroit et ce changement s'opère automatiquement partout.

Vous ne savez pas quoi choisir ? Voici cinq questions fondamentales à vous poser si vous hésitez entre un tableur et une base de données :

1. Quel type de données avez-vous ?

La plupart des tableurs permettent de saisir des données textuelles et numériques, mais pas d'autres types de contenu tels que des images, des vidéos et des documents. Les bases de données, en revanche, permettent d'intégrer une multitude de types de fichiers et des fichiers de plus grande taille.

2. Comment souhaitez-vous utiliser ces données ?

Si vous voulez suivre un volume limité de données et appliquer des formules, un tableur est probablement idéal. Mais si vous souhaitez isoler certains sous-ensembles de données ou organiser les données en plusieurs vues, une base de données est plus efficace.

3. Qu'en est-il de l'intégrité des données ?

Un tableur vous permet, par défaut, de saisir ce que vous voulez dans un field - et même de stocker différents types de données dans le même field. C'est pratique mais plutôt risqué si vous (ou l'un de vos collaborateurs) faites une erreur.

Les bases de données ont un système de validation des données. Si vous saisissez une donnée dans le mauvais format, vous recevez un message d'erreur. L'intégrité de vos données est ainsi préservée.

4. Vos données doivent-elles être rapidement accessibles ?

Les tableurs ont des capacités de filtrage et de recherche limitées - si ce n'est pas un problème pour votre use case, ils peuvent faire l'affaire. Mais si vous souhaitez trouver rapidement des records en utilisant un certain nombre de paramètres, il est préférable d'opter pour une base de données.

5. Combien de personnes doivent y avoir accès ?

Il est facile de partager un tableur. Vous pouvez envoyer un lien, partager dans le cloud, ou même l'imprimer. Mais le partage est très différent de la collaboration. Les tableurs ne sont pas adaptés à cette dernière.

Les bases de données sont conçues pour la collaboration entre plusieurs utilisateurs. Par exemple, si votre organisation utilise un pool central de données pour de multiples utilisations. Les bases de données vous permettent d'actualiser les informations à un seul endroit sans avoir à les mettre à jour partout où elles se trouvent.

Évaluer les différences entre les deux

Les bases de données sont des outils plus complexes et plus polyvalents. C'est pourquoi la plupart des gens pensent qu'elles nécessitent une expertise particulière pour être créées et gérées. Après tout, elles ont toujours été le monopole des ingénieurs.

Mais ce n'est plus le cas. Avec des outils comme Airtable, pratiquement n'importe qui peut créer, gérer et partager une base de données - sans avoir besoin de connaissances techniques.

Exemple : créer un calendrier de contenu dans une base de données vs. un tableur

Voyons la différence en pratique avec l'un des outils les plus importants de la toolbox d'un marketer : le calendrier de contenu.

Le calendrier de contenu est un outil sur lequel les équipes marketing s'appuient pour planifier et publier du contenu. Plusieurs collaborateurs peuvent y contribuer et il contient un ensemble complexe de données interconnectées. Il peut être géré dans un tableur ou une base de données.

Voici à quoi peut ressembler un calendrier de contenu dans un tableur :

Dans ce tableur, vous pouvez modifier des cellules, ajouter ou supprimer des lignes, masquer des lignes ou des colonnes et rechercher du contenu par mot-clé. Vous pouvez même créer plusieurs feuilles dans ce tableur pour différencier les articles de blog, les ebooks, les campagnes par email et d'autres types de contenu marketing.

Voici maintenant à quoi pourrait ressembler le même calendrier de contenu dans une base de données (comme Airtable), structuré de manière tabulaire à l'aide de ce template :

Pour faire des changements - modifier le titre, ajouter un nouveau fichier ou modifier la date de publication - vous modifiez le record. Et tous les endroits dans lesquels ce record est utilisé s'actualisent automatiquement. Ainsi, un record peut être utilisé dans plusieurs bases de données, ou dans plusieurs "bases".

Ce niveau de flexibilité vous permet également de visualiser vos données de diverses façons.

En utilisant une base de données pour un calendrier de contenu, vous pouvez également mettre en place un système de validation des données. Cela permet de garantir la cohérence et l'intégrité de vos données.

Pour aller plus loin, vous pouvez même utiliser une base de données pour créer des relations entre les éléments clés de votre base de données. Notez que chaque élément de la page indique la campagne qui lui est associée - et lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez voir tous les détails concernant la campagne :

Et comme ces deux informations sont liées, cela vous évite également de faire des actualisations. Par exemple, un changement de nom de la campagne associée se répercute instantanément sur tous les éléments de contenu qui lui sont associés :

Ceci n'est qu'une brève introduction aux principales différences entre les bases de données et les tableurs. Si les tableurs sont simples et accessibles, la puissance et la flexibilité offertes par les bases de données sont primordiales pour créer des outils internes.

Airtable est une base de données qui ressemble à un tableur. C'est donc l'outil idéal pour faire la transition et passer du simple tableur à une base de données plus robuste.

Il s'agit d'une adaptation de cet article du blog Airtable.

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