Airtable est une base de données relationnelle conçue pour représenter les relations entre différents concepts et/ou objets.

Un linked record field représente une relation entre deux différents objets, concepts ou individus. Vous pouvez l'utiliser pour lier deux tables.

Vous pouvez convertir un field existant en un linked record pour créer une nouvelle linked table (table liée) ou lier deux tables existantes entre elles.

Il y a une réciprocité (ou symétrie) des linked record fields dans les tables. Donc, lorsque vous créez un linked record field liant une table 1 à une table 2, un autre linked record field est également créé, liant la table 2 à la table 1.

Bases de données relationnelles et linked record fields

Sur Airtable, chaque base vous donne la flexibilité et la puissance d'une base de données relationnelle.

  • Une base de données est un ensemble d'informations organisées
  • Une base de données relationnelle est un type de base de données qui utilise des tables associées pour structurer les informations.

Lorsque vous utilisez une base de données relationnelle, vous pouvez mieux modéliser la façon dont différents concepts, projets ou individus sont liés les uns aux autres et éviter d’avoir des informations doubles et des incohérences dans votre workflow.

Sur Airtable, vous pouvez représenter les relations (links !) entre les records de différentes tables avec un field type spécial appelé linked record field. Ainsi, si nous avions une table Films et une table Acteurs, nous pourrions utiliser des linked record fields pour lier la table Films et la table Acteurs entre elles, de sorte que chaque film soit lié à ses acteurs et que chaque acteur soit lié au(x) film(s) dans le(s)quel(s) il a joué.

Les linked record fields apparaissent en bleu. Il suffit de cliquer dessus pour avoir un expanded record et visualiser les informations importantes de l’autre table.

Les linked record fields permettent également de ne saisir les informations qu'une seule fois et de ne les modifier qu'à un seul endroit. Par exemple, si la date de sortie d'un film change, cette information ne doit être corrigée qu'à un seul endroit et sera actualisée partout où elle est liée. Vous pouvez aller plus loin avec les linked records et les utiliser pour connaître les informations stockées dans les autres tables.

Comment créer des linked record fields ?

Reprenons notre exemple. Supposons que nous souhaitions stocker plus d'informations sur les acteurs de nos films (biographie, photo, etc.).

Il ne serait pas logique de stocker ces données dans la table Films spécifiquement dédiée aux informations propres aux films. Nous devrions plutôt créer une toute nouvelle table - Acteurs - et la lier à la table Films existante.

Il existe deux méthodes différentes pour lier les films et les acteurs.

Méthode 1 : Créer une nouvelle linked table à partir d'un field existant (recommandé !)

Nous pouvons rapidement créer et remplir une nouvelle table Acteurs en convertissant le field Acteurs principaux existant en un linked record field. Super !

Ce Single line text field affiche uniquement les noms des acteurs. Il n'est pas idéal pour stocker des informations structurées à propos de ces acteurs. Nous allons convertir ce field en un linked record field et créer une nouvelle table Acteurs qui sera liée à la table Films existante.

Lorsqu'Airtable convertit un text field en un linked record field, il analyse s'il y a des virgules dans une cellule pour déterminer si elle contient plusieurs valeurs. Avant d'effectuer une conversion, assurez-vous que les valeurs sont séparées par des virgules.

Ensuite, allez dans le menu de customisation du field et sélectionnez l'option Customize field type. Choisissez Link to another record. Puisque nous voulons créer une nouvelle table, cliquez sur + Create a new table.

Par défaut, le nom de la nouvelle table est celui du field que vous convertissez (Acteurs principaux, dans notre cas), mais vous pouvez renommer cette nouvelle table si vous le souhaitez.

Enfin, il suffit de cliquer sur Save pour convertir les valeurs du field en links et créer une nouvelle table !

La nouvelle table Acteurs comporte deux fields : le Primary field, qui est un Single line text field avec les noms des linked records et un linked record field qui renvoie aux films de la table Films.

Note : En créant le linked record field dans la table Films, un autre linked record field a également été créé, par réciprocité, dans la table Acteurs.

Il est possible de customiser encore cette table pour la rendre plus attrayante en créant un Attachment field pour ajouter les photos des acteurs, ou encore un Count field pour ajouter le nombre de films dans lesquels chaque acteur a joué.

Méthode 2 : Lier deux tables existantes

Au lieu d'utiliser un field existant pour créer une nouvelle linked table, vous pouvez créer d'abord une nouvelle table, puis la lier à la première. La méthode 2 peut sembler plus complexe mais dans certains cas, elle est plus simple. Par exemple, si vous importez plusieurs CSV dans différentes tables et que vous voulez ensuite revenir en arrière et les lier.

Pour créer une nouvelle table, il suffit de cliquer sur le + à côté de l'onglet Films. Sélectionnez l'option Create empty table.

Une nouvelle table est créée, nommée Table 2 par défaut. Vous pouvez la renommer si vous le souhaitez.

À présent, nous allons customiser cette nouvelle table Acteurs. Nous saisissons les noms des acteurs dans le primary field.

Dans la table Films, nous allons convertir le field Acteurs principaux en un linked record field lié à la nouvelle table Acteurs.

Lorsqu'Airtable convertit un text field en un linked record field, il analyse s'il y a des virgules dans une cellule pour déterminer si elle contient plusieurs valeurs. Avant d'effectuer une conversion, assurez-vous que les valeurs sont séparées par des virgules.

Dans le field customization menu, sélectionnez l’option Customize field type, puis Link to another record et enfin, la table vers laquelle vous souhaitez lier les records. Dans notre cas, la table Acteurs.

Cliquez sur Save puis sur Convert. Le field Acteurs de la table Films est devenu un linked record field et les noms des acteurs sont colorés en bleu.

Note : En créant le linked record field dans la table Films, un autre linked record field a également et créé, par réciprocité, dans la table Acteurs.

Pour aller plus loin, je vous invite à visionner cette vidéo :

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